1.必須是增值稅和消費稅征收范圍內的貨物。增值稅和消費稅的征收范圍包括所有增值稅應稅商品。除直接向農業生產者購買的免稅農產品外，還有煙草、葡萄酒、化妝品等11類消費品。
必須具備這一條件的原因是，出口貨物的退稅（免稅）只能退還或免征已征收增值稅和消費稅的貨物的已納稅額和應納稅額。未征收增值稅的貨物（含國家規定的免稅貨物）不能退稅，充分體現了“未征不退”的原則。
2.必須是報關離境出口的貨物。所謂出口，即出口，包括自營出口和委托代理出口。確定貨物是否屬于退(免)稅范圍的主要標準之一是區分貨物是否報關離境出口。除另有規定外，無論出口企業是外匯結算還是人民幣結算，無論出口企業如何處理財務，貨物都不得退稅。
在中國銷售收取外匯的貨物，如酒店、酒店等收取外匯的貨物，因不符合離境出口條件，不能退（免）稅。
3.必須作為出口銷售處理的財務貨物。出口貨物只有在財務上作為出口銷售處理后才能退(免)稅。也就是說，出口退稅（免稅）的規定只適用于貿易出口商品，而不是捐贈禮品、國內個人購買和攜帶出口商品（其他規定除外）、樣品、展品、電子郵件等，一般不進行財務銷售，不能按現行規定退稅（免稅）。
外貿企業出口的貨物必須同時具備上述三個條件。
生產企業(包括有進出口經營權的生產企業、委托外貿企業代理出口的生產企業、外商投資企業)申請出口貨物退(免)稅時，還應增加條件：申請退(免)稅的貨物必須是生產企業的自產貨物或視為自產貨物，方可退(免)稅。